Recht op btw-aftrek bij inkoopfacturen
Geplaatst op: 04-10-2022, 09:28:36
Ondernemers die BTW-belaste prestaties verrichten, kunnen de BTW die in rekening wordt gebracht aftrekken. Om het recht op BTW-aftrek te behouden is het wel van belang dat de ondernemer een aantal regels opvolgt. Op inkoopfacturen zijn altijd een aantal standaard factuurvereisten van toepassing. In sommige gevallen is er ook nog sprake van aanvullende eisen.
Een leverancier moet op een factuur de volgende gegevens vermelden:
- de datum van uitreiking;
- een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, voor de identificatie van de factuur;
- de BTW-identificatienummers van de ondernemer en de afnemer;
- de volledige naam en het adres van de ondernemer en de afnemer;
- de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
- de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of voltooid is, of van de eventuele vooruitbetaling;
- de vergoeding voor elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs, belasting niet inbegrepen, en eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en rabatten;
- het toegepaste BTW-tarief;
- het te betalen BTW-bedrag.
Soms zijn er ook aanvullende factuureisen van toepassing. Als de partij die een prestatie afneemt de factuur uitreikt in plaats van degene die de prestatie verricht, dan moet de vermelding ‘factuur uitgereikt door afnemer’ (selfbilling) worden opgenomen.
Daarnaast moet er in het geval van een vrijstelling of intracommunautaire levering een aanduiding daarvan op de factuur worden vermeld. En wanneer de afnemer de BTW afdraagt, moet de vermelding ‘BTW verlegd’ worden vermeld.
Verplichte vermeldingen op de factuur
Bij een intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel moeten de gegevens die nodig zijn om te bepalen of dit vervoermiddel ook echt nieuw is op de factuur komen. En als de bijzondere regeling voor reisbureaus van toepassing is, moet de vermelding ‘bijzondere regeling reisbureaus’ op de factuur worden vermeld.
Wanneer een van de bijzondere regelingen voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten wordt gehanteerd, moeten de vermeldingen daarvan op de factuur komen te staan. Dit zijn de vermelding ‘bijzondere regeling – gebruikte goederen’, ‘bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’ of ‘bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’.
Wanneer de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger, moet in een voetnoot het BTW-identificatienummer van deze vertegenwoordiger worden vermeld, samen met zijn volledige naam en adres. Let op: hanteert een leverancier niet de juiste regels voor het opstellen van een factuur, dan bestaat de kans dat de aftrek van BTW wordt geweigerd bij de afnemer.
Regels voor inkoopfacturen bij overeengekomen en vrijwillige vooruitbetalingen
Er gelden ook regels voor de inkoopfactuur als er sprake is van vooruitbetalingen. Er zijn twee soorten:
- de overeengekomen vooruitbetaling;
- de vrijwillige vooruitbetaling.
Overeengekomen
Bij een overeengekomen vooruitbetaling hebben de leverancier en de afnemer afgesproken dat de vergoeding in zijn geheel of in gedeelten zal worden betaald voordat de prestatie wordt verricht. De leverancier moet een factuur uitreiken vóór het tijdstip waarop de betaling opeisbaar wordt.
Bij een overeengekomen vooruitbetaling is de leverancier BTW verschuldigd op het moment dat de verkoopfactuur wordt uitgereikt of had moeten worden uitgereikt aan de afnemer, dus voordat de betaling opeisbaar wordt. De afnemer kan de BTW in aftrek brengen in het tijdvak waarin de factuurdatum valt. De afnemer volgt de factuurdatum.
Over de vrijwillige vooruitbetaling is BTW verschuldigd op het moment dat de vooruitbetaling wordt ontvangen. Dit is voor het moment waarop de leverancier een factuur kan uitreiken. Wanneer een vrijwillige vooruitbetaling wordt gedaan, zal eerst gewacht moeten worden totdat de leverancier de factuur uitreikt. Pas wanneer de afnemer over een juiste inkoopfactuur beschikt die voldoet aan de factuurvereisten, bestaat er recht op BTW-aftrek.
Vermijden van fraude
Ondernemers die de BTW-regels in acht nemen, kunnen helaas ook bij fraude betrokken raken. Dit kan ertoe leiden dat het recht op BTW-aftrek kan worden geweigerd. Gelukkig kan een ondernemer dit voorkomen door de volgende regels en acties op te volgen:
- Zoek de onderneming op internet op.
- Wees alert op aanwijzingen van fraude. Denk hierbij bijvoorbeeld aan opvallend lage prijzen, belangrijke gegevens die op de factuur ontbreken, leveranciers die kort bestaan en vaak wisselen, producten die ongebruikelijk zijn in de branche van de leverancier, of als de leverancier aangeeft aan wie de ondernemer de goederen mogelijk kan doorverkopen en voor welke prijs.
- Ontdekt de ondernemer dat zijn leverancier betrokken is bij fraude, dan moet hij dit melden bij de fiscus en de FIOD.
Aftrekrecht behouden
Als de ondernemer niet wist of niet had kunnen weten dat hij betrokken is bij fraude, behoudt hij zijn BTW-aftrekrecht. Voor de ondernemer is het daarom van het grootste belang om de hiervoor genoemde punten op te volgen zodat hij niet in moeilijkheden raakt.
De Belastingdienst mag niet te snel constateren dat een document niet kwalificeert
Teruggaaf bij internationale levering
Het Europese Hof heeft geoordeeld dat een BTW-ondernemer niet zomaar het recht op teruggaaf van de BTW over een goederenlevering kan uitoefenen als hij is gevestigd in een andere lidstaat dan de lidstaat van teruggaaf. Om dit recht te kunnen uitoefenen moet hij in het bezit zijn van een factuur voor de aankoop van de betrokken goederen.
Deze factuur moet uiteraard voldoen aan de factuurvereisten. Toch mag de nationale Belastingdienst niet te snel constateren dat een document niet kwalificeert als geldige factuur. Dat mag pas als een document zulke gebreken vertoont dat het niet de gegevens verstrekt die een verzoek om teruggaaf kunnen bewijzen.
Wat als BTW is verschuldigd in een eerder tijdvak dan waarin facturering heeft plaatsgevonden?
Tijdvak van facturering
Het Europese Hof is ook ingegaan op de situatie waarin BTW is verschuldigd in een eerder tijdvak dan het tijdvak waarin de facturering heeft plaatsgevonden. Wil de BTW-ondernemer de voorbelasting aftrekken in de periode waarin de facturering heeft plaatsgevonden, dan vormt de omstandigheid dat de levering van de goederen in een eerder tijdvak heeft plaatsgevonden op zichzelf geen reden om de aftrek te weigeren.
Eenzijdig annuleren
Annuleert een leverancier een factuur eenzijdig nadat de lidstaat van teruggaaf het verzoek daartoe definitief heeft afgewezen? En reikt deze in een later teruggaaftijdvak een nieuwe factuur uit voor dezelfde leveringen? Dan heeft dit geen gevolgen voor het bestaan van het al uitgeoefende recht op teruggaaf van de BTW of voor het tijdvak waarvoor dit recht moet worden uitgeoefend, aldus het Europese Hof.
Bron: verdiepingsartikel van 23 september 2022 op www.rendement.nl